Charges récupérables : ce que le propriétaire peut demander au locataire, et comment régulariser

Le propriétaire d'un logement loué ne peut demander à son locataire que les charges inscrites dans une liste fixée par décret, celui du 26 août 1987. Il les perçoit le plus souvent sous forme de provisions mensuelles, puis doit les régulariser au moins une fois par an, sur la base des dépenses réelles et des justificatifs.

En copropriété, l'essentiel du travail part du décompte annuel du syndic. Encore faut-il savoir le lire, ne rien oublier et ne rien réclamer de trop.

Quelles charges le locataire doit-il payer ?

Celles qui correspondent à l'usage du logement et de l'immeuble, à l'entretien courant des parties communes et à certaines taxes. La liste est limitative : une dépense qui n'y figure pas reste à la charge du propriétaire.

Dans un immeuble en copropriété, le locataire rembourse notamment l'eau froide et l'eau chaude collectives, le chauffage collectif, l'électricité et le nettoyage des parties communes, l'entretien courant et les menues réparations de l'ascenseur, l'entretien des espaces verts, ainsi que la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Le salaire du gardien obéit à une règle particulière. Lorsqu'il assure à la fois l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles, 75 % de son salaire et des charges sociales sont récupérables. S'il n'accomplit que l'une des deux tâches, la part tombe à 40 %. Le salaire d'un employé d'immeuble, sans logement de fonction, est récupérable en totalité.

Restent au propriétaire les honoraires du syndic, l'assurance de l'immeuble, les gros travaux et les remplacements d'équipements, comme le ravalement, la toiture ou le changement d'un ascenseur, ainsi que les cotisations au fonds de travaux. La taxe foncière elle-même n'est jamais récupérable.

La taxe d'ordures ménagères est-elle à la charge du locataire ?

Oui. Elle figure sur l'avis de taxe foncière du propriétaire, dans une colonne distincte, et peut être demandée au locataire, hors frais de gestion. C'est pourtant le poste que les bailleurs oublient le plus souvent de récupérer, faute de l'avoir repérée sur l'avis.

Son montant dépend du taux voté par la collectivité, qui varie sensiblement d'une commune à l'autre de l'agglomération toulonnaise.

Taux appliqués à la base d'imposition du logement. Source : fichier de la fiscalité locale des particuliers, DGFiP.

À base d'imposition égale, la taxe est ainsi 27 % plus élevée à Toulon qu'à La Valette-du-Var. Sur plusieurs années de location, l'oubli finit par représenter une somme.

Comment se calcule la régularisation ?

On additionne les charges récupérables réellement payées sur l'année, puis on retranche les provisions versées par le locataire. Si le résultat est positif, le locataire doit un complément. S'il est négatif, le propriétaire rembourse le trop-perçu.

En copropriété, le point de départ est le décompte individuel que le syndic adresse après l'approbation des comptes en assemblée générale. Il distingue en principe la part récupérable de celle qui reste au propriétaire. Il faut toutefois le vérifier, car une ligne mal ventilée finit parfois du mauvais côté.

Prenons un appartement de Toulon dont le locataire verse 90 € de provisions par mois, soit 1 080 € sur l'année. Le décompte du syndic fait apparaître 1 020 € de charges récupérables, et la taxe d'ordures ménagères s'élève à 210 €. Le total récupérable atteint 1 230 €. Le locataire doit donc 150 €. Si son bail a commencé ou pris fin en cours d'année, les charges communes se calculent au prorata de sa durée d'occupation.

La régularisation est aussi l'occasion d'ajuster les provisions. Un écart important et répété d'une année sur l'autre justifie de les revoir, à la hausse comme à la baisse, en fonction des dernières dépenses ou du budget prévisionnel de la copropriété.

Que doit contenir le décompte envoyé au locataire ?

Il doit lui parvenir un mois avant la régularisation. Il détaille les charges par nature, eau, chauffage, ascenseur, entretien, taxe d'ordures ménagères, et précise leur mode de répartition entre les logements de l'immeuble. Une simple somme globale ne suffit pas.

Pendant les six mois qui suivent l'envoi, le propriétaire tient les justificatifs à la disposition du locataire : décompte du syndic, factures, contrats d'entretien, avis de taxe foncière. Lorsque le logement est confié en gestion, c'est le gestionnaire qui établit la régularisation, adresse le décompte et conserve les pièces.

Que se passe-t-il si la régularisation n'a pas été faite ?

Le propriétaire peut encore réclamer les charges dues, dans un délai de trois ans, y compris après le départ du locataire. Le locataire dispose du même délai pour obtenir le remboursement d'un trop-versé. En copropriété, ce délai se compte à partir de la régularisation des charges, et non de la date des appels de fonds.

Un rappel tardif a toutefois ses limites. Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit celle où les charges étaient dues, le locataire peut exiger de payer le complément en douze mensualités. Et le juge peut refuser un rappel qu'il estime déloyal et brutal, lorsqu'il résulte d'une faute du propriétaire, par exemple après des demandes de régularisation restées sans réponse.

Plusieurs années de charges réclamées d'un coup pèsent lourd dans la relation avec un locataire, même lorsqu'elles sont dues. Une régularisation annuelle, faite dès la réception du décompte du syndic, évite d'en arriver là. C'est aussi un premier signal : un locataire qui ne règle pas un complément de charges est parfois un locataire qui commence à rencontrer des difficultés, comme nous l'expliquons dans notre article sur le loyer impayé.

Et en location meublée ?

Le bail choisit entre deux formules. Avec des provisions, les règles sont les mêmes que pour un logement vide : décompte, justificatifs et régularisation annuelle. Avec un forfait, le montant est fixé dans le bail, payé avec le loyer et révisable chaque année comme lui, mais il ne donne lieu à aucune régularisation ni à aucun complément. Le forfait ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges réellement payées.

Vous louez votre bien vous-même et préférez confier ces démarches à un gestionnaire ?

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Vos questions sur les charges récupérables

Comment régulariser les charges après le départ du locataire ?

En copropriété, le propriétaire peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie dans l'attente de l'approbation annuelle des comptes de l'immeuble. Le solde est arrêté et restitué dans le mois qui suit cette approbation. Au-delà, il reste trois ans pour réclamer un complément.

Qui paie l'entretien de la chaudière individuelle ?

Le locataire. L'entretien annuel d'une chaudière individuelle fait partie de l'entretien courant du logement. Il le règle directement à l'entreprise et doit pouvoir en présenter l'attestation.

La taxe foncière peut-elle être demandée au locataire pour un logement ?

Non. Seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur le même avis, peut lui être réclamée, hors frais de gestion.

Peut-on augmenter les provisions sur charges en cours de bail ?

Oui, à l'occasion de la régularisation annuelle, à condition de pouvoir justifier le nouveau montant par les dépenses de l'année écoulée ou par le budget prévisionnel de la copropriété.

Les honoraires de gestion locative sont-ils récupérables ?

Non. Ils restent à la charge du propriétaire, qui peut en revanche les déduire de ses revenus fonciers lorsqu'il est imposé au régime réel.